En Ekur Guías tratamos los datos personales necesarios para responder consultas, organizar y prestar nuestras actividades de montaña, gestionar reservas y pagos y garantizar, en la medida de nuestras funciones, una adecuada preparación y gestión de la seguridad de los participantes.
Esta política explica qué información utilizamos, con qué finalidad, durante cuánto tiempo y qué derechos tienen las personas cuyos datos tratamos.
1. Responsable del tratamiento
Responsable: Iban Arana Garcia
Nombre comercial: Ekur Guías
NIF: 72841434C
Domicilio: Paseo Cogulla n.º 6, Liri, Huesca, 22466, España
Correo electrónico: ekurguias@gmail.com
Teléfonos: 658 099 076 y 661 129 796
Web: www.ekur.es
2. Qué datos podemos tratar
Dependiendo de la relación que mantengas con Ekur Guías, podemos tratar las siguientes categorías de información:
Datos identificativos y de contacto, como nombre, apellidos, DNI o pasaporte, fecha de nacimiento, teléfono y correo electrónico.
Información relacionada con la actividad contratada, como fecha, actividad, grupo, experiencia previa y comunicaciones necesarias para su organización.
Datos necesarios para proporcionar material y valorar determinados aspectos relacionados con la participación y seguridad, como altura, peso y número de pie.
Información de salud que el participante facilite y que resulte relevante para la actividad, como alergias, lesiones, enfermedades, medicación, limitaciones físicas u otras circunstancias médicas.
Datos relacionados con pagos, transferencias, Bizum, facturación, devoluciones o incidencias económicas.
Información necesaria para la participación de menores de edad y, cuando corresponda, los datos de su padre, madre o representante legal.
Fotografías y vídeos realizados durante las actividades cuando exista la autorización correspondiente.
Información derivada de las comunicaciones mantenidas mediante correo electrónico, teléfono o WhatsApp Business.
Datos técnicos y de navegación derivados del uso de la web cuando se hayan autorizado las tecnologías correspondientes, como Google Analytics o determinadas herramientas relacionadas con Google Ads.
3. De dónde proceden los datos
La mayor parte de los datos procede directamente de la persona interesada mediante formularios de la web, correo electrónico, teléfono, WhatsApp Business o durante la preparación de la actividad.
Cuando una persona realiza una reserva para un grupo puede facilitarnos determinados datos necesarios de otros participantes.
La persona que organiza un grupo no puede otorgar por defecto el consentimiento de otros adultos para el tratamiento de sus datos de salud ni para el uso promocional de su imagen. Cuando sea necesario un consentimiento individual, deberá obtenerse de cada participante.
4. Consultas y solicitudes de reserva
Utilizamos los datos que nos facilitas para:
Responder consultas.
Informarte sobre actividades.
Comprobar disponibilidad.
Valorar la experiencia o requisitos necesarios.
Preparar una propuesta.
Organizar una posible contratación.
La base jurídica de este tratamiento es la aplicación de medidas precontractuales solicitadas por la propia persona interesada.
Si finalmente se contrata la actividad, los datos necesarios para organizar y prestar el servicio se tratarán sobre la base de la ejecución del contrato.
5. Organización de las actividades y seguridad
Para organizar una actividad podemos necesitar conocer la identidad y edad del participante, su experiencia previa, sus datos de contacto, altura, peso, número de pie y otras circunstancias necesarias para preparar la actividad, proporcionar el material adecuado o valorar su adecuación.
Estos datos se utilizan exclusivamente en relación con la actividad contratada y su organización.
6. Datos de salud
En determinadas actividades es necesario conocer información relevante sobre alergias, lesiones, enfermedades, medicación, limitaciones físicas u otras circunstancias médicas que puedan afectar a la seguridad del participante o del grupo.
No solicitamos historiales médicos completos ni información que no tenga relación con la actividad.
El tratamiento ordinario de estos datos se realizará mediante consentimiento explícito del participante y exclusivamente para:
Valorar su participación.
Preparar las medidas de seguridad necesarias.
Adaptar, cuando sea posible, determinados aspectos de la actividad.
Gestionar adecuadamente posibles incidencias.
El participante puede retirar su consentimiento en cualquier momento. La retirada no afecta a los tratamientos realizados legítimamente con anterioridad.
Cuando determinada información resulte imprescindible para valorar o gestionar un riesgo relevante y el participante no quiera facilitarla o autorizar su tratamiento, Ekur Guías podrá no estar en condiciones de confirmar o prestar la actividad con las garantías necesarias.
En situaciones de emergencia podrán tratarse o comunicarse los datos estrictamente necesarios para proteger intereses vitales cuando concurran las circunstancias previstas legalmente.
7. Menores de edad
Cuando participe una persona menor de edad podrán solicitarse los datos necesarios de su padre, madre o representante legal y la correspondiente autorización para participar en la actividad.
La autorización para que un menor participe en una actividad y la autorización para utilizar fotografías o vídeos del menor son decisiones diferentes y se gestionarán separadamente cuando resulte necesario.
8. Pagos, facturación y obligaciones legales
Tratamos los datos necesarios para gestionar anticipos, pagos, transferencias, Bizum, devoluciones y facturación.
La base jurídica será la ejecución del contrato y el cumplimiento de las obligaciones fiscales, contables y legales aplicables.
Las entidades financieras podrán tratar la información necesaria para ejecutar transferencias, Bizum u otras operaciones bancarias.
9. Fotografías y vídeos
Entrega privada a los participantes
Durante determinadas actividades pueden realizarse fotografías y vídeos para compartirlos como recuerdo con las personas participantes.
Cuando las imágenes permitan identificar a una persona, se solicitará la autorización correspondiente.
Las fotografías y vídeos pueden compartirse mediante un enlace privado de Google Drive común para las personas participantes en esa actividad que hayan sido informadas de este sistema.
El enlace y las imágenes destinadas a esta entrega privada se eliminarán, con carácter general, 20 días después de ponerse a disposición de los participantes.
Autorizar esta entrega privada no implica autorizar el uso promocional de las imágenes.
Utilización promocional
La utilización de fotografías o vídeos identificables en la web, redes sociales u otros canales promocionales de Ekur Guías requerirá una autorización voluntaria y diferenciada.
La negativa a esta utilización no condiciona la participación en la actividad.
La autorización podrá retirarse posteriormente escribiendo a ekurguias@gmail.com. La retirada no afectará a la licitud de los usos realizados anteriormente y Ekur Guías dejará de utilizar esas imágenes para nuevas publicaciones y retirará, cuando corresponda y se encuentren bajo su control, las publicaciones afectadas.
10. Comunicación por WhatsApp Business
Ekur Guías utiliza WhatsApp Business como canal habitual de comunicación mediante los números 658 099 076 y 661 129 796.
A través de este medio podemos gestionar consultas, reservas, puntos de encuentro, horarios, organización de las actividades y otras comunicaciones relacionadas con la relación con el cliente.
Las conversaciones pueden conservarse mientras continúen siendo relevantes para una relación activa o razonablemente continuada con el cliente.
WhatsApp no se utilizará deliberadamente como archivo principal de documentación médica o de formularios completos de consentimiento.
No se incorporará a una persona a un grupo de WhatsApp que permita al resto de participantes conocer su número de teléfono sin haberle informado previamente y, cuando corresponda, obtenido su conformidad.
11. Historial básico de clientes
Ekur Guías puede conservar en sus contactos y en Google Calendar información básica como nombre, teléfono y actividad realizada con la finalidad de mantener el contexto de la relación con clientes que pueden volver a participar en futuras actividades.
La base jurídica de este tratamiento es el interés legítimo de Ekur Guías en mantener una gestión razonable y proporcionada de las relaciones continuadas con sus clientes.
Esta conservación no se utilizará como justificación para mantener de forma permanente datos médicos, firmas, copias de documentos identificativos u otra información especialmente sensible.
La persona interesada puede oponerse a este tratamiento cuando concurran las condiciones legalmente previstas.
12. Formularios de inscripción y consentimiento
Los formularios de inscripción se gestionan mediante WordPress, Contact Form 7 y Flamingo.
Determinados formularios de inscripción y consentimiento quedan almacenados en la instalación de WordPress y generan además una notificación en el correo electrónico de Ekur Guías.
Cuando estos formularios contengan información de salud, se aplicará un periodo de conservación especialmente limitado.
Como criterio general, los datos de salud se eliminarán 30 días después de finalizar la actividad, siempre que no haya existido ningún accidente, incidencia, reclamación u otra circunstancia que justifique su conservación durante más tiempo.
Las notificaciones por correo electrónico que contengan esos mismos datos de salud deberán eliminarse siguiendo el mismo criterio.
La prueba necesaria para acreditar la contratación, la aceptación de las condiciones, las autorizaciones otorgadas o el cumplimiento de obligaciones legales podrá conservarse durante los plazos de prescripción aplicables, evitando conservar junto a ella información médica que ya no resulte necesaria.
Si existe un accidente, reclamación o procedimiento relacionado con la actividad, podrán conservarse los datos estrictamente necesarios durante el tiempo necesario para formular, ejercer o defender reclamaciones.
13. Proveedores y personas que pueden acceder a los datos
Ekur Guías no vende bases de datos ni comercializa la información personal de sus clientes.
Para prestar sus servicios utiliza determinados proveedores tecnológicos y profesionales que pueden acceder o alojar información en función del servicio utilizado.
Alojamiento web
La web se encuentra alojada mediante Raiola Networks, S.L.
En sus servidores pueden almacenarse la web, las bases de datos de WordPress y la información recibida a través de los formularios que se conservan en la instalación.
Servicios de Google
Ekur Guías utiliza diferentes servicios de Google, entre ellos Gmail, Google Drive, Google Calendar y Contactos de Google.
También utiliza Google Analytics para analizar el uso de la web y puede utilizar Google Ads y sistemas de medición de conversiones cuando existan campañas publicitarias activas.
El uso de tecnologías de análisis o publicidad que requieran consentimiento se gestiona mediante el panel de cookies de la web.
WhatsApp Business
Ekur Guías utiliza WhatsApp Business para sus comunicaciones con clientes y participantes.
Gestoría
La gestoría que presta servicios administrativos a Ekur Guías puede tener acceso puntual a determinados datos identificativos o económicos incluidos en facturas y documentación administrativa cuando resulte necesario para prestar sus servicios.
Guías y personal encargado de la actividad
Cuando una actividad sea realizada por otro guía o profesional, este recibirá únicamente la información necesaria para desarrollar la actividad y gestionar adecuadamente la seguridad de los participantes.
Esto puede incluir nombre, teléfono, altura, peso u otra información necesaria y, cuando resulte imprescindible, determinada información de salud relevante para la actividad.
No se entrega por sistema al guía colaborador el formulario completo de consentimiento ni información que no necesite conocer.
Seguros
Ekur Guías dispone de una póliza general y no comunica rutinariamente a la entidad aseguradora los datos de todos los participantes antes de cada actividad.
En caso de accidente, siniestro o incidencia podrán comunicarse los datos necesarios a Urquia & Bas y, cuando corresponda, a la entidad aseguradora que intervenga en la cobertura, limitándose la información a la necesaria para gestionar el caso.
Servicios sanitarios, emergencias y autoridades
Podrán comunicarse los datos estrictamente necesarios a servicios sanitarios, servicios de emergencia, fuerzas y cuerpos de seguridad, administraciones públicas, juzgados u otras autoridades cuando exista una obligación legal o resulte necesario conforme a la normativa aplicable.
14. Transferencias internacionales de datos
Algunos de los servicios tecnológicos utilizados por Ekur Guías pertenecen a grupos empresariales internacionales y pueden implicar tratamiento o acceso a información desde países situados fuera del Espacio Económico Europeo.
Google presta gran parte de sus servicios europeos a través de entidades establecidas en la Unión Europea, pero puede realizar tratamientos internacionales dentro de su infraestructura global. Google declara utilizar mecanismos reconocidos legalmente para estas transferencias, entre ellos decisiones de adecuación, el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. cuando resulte aplicable y otras garantías previstas por el RGPD.
WhatsApp presta sus servicios europeos mediante su entidad establecida en Irlanda y puede realizar transferencias internacionales dentro de su infraestructura y del grupo Meta. Para determinadas transferencias a Estados Unidos declara utilizar el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. y, cuando corresponda, otros mecanismos reconocidos por el RGPD, incluidas cláusulas contractuales tipo.
La información actualizada sobre estas garantías puede consultarse en las políticas de privacidad y documentación legal de cada proveedor.
15. Google Analytics, Google Ads y otras tecnologías de la web
La web utiliza Google Analytics para obtener información estadística sobre su utilización.
Ekur Guías también puede realizar campañas mediante Google Ads y utilizar tecnologías destinadas a medir conversiones o resultados publicitarios.
Cuando estas tecnologías impliquen la utilización de cookies o identificadores no necesarios, su utilización estará sujeta a la elección realizada mediante el panel de consentimiento de la web.
Puedes consultar más información en la Política de cookies.
16. Comunicaciones comerciales
Realizar una consulta o contratar una actividad no supone quedar automáticamente suscrito a comunicaciones comerciales periódicas.
Si en el futuro Ekur Guías ofrece suscripciones, boletines u otras comunicaciones promocionales independientes de la gestión ordinaria de una actividad, se aplicará la base jurídica correspondiente y se ofrecerá un procedimiento sencillo para dejar de recibirlas.
17. Plazos de conservación
Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para la finalidad para la que fueron recogidos.
Las consultas que no finalicen en contratación se conservarán durante su tramitación y durante el periodo razonablemente necesario para resolver cuestiones pendientes o posibles responsabilidades.
Los datos necesarios para prestar una actividad se conservarán mientras se organiza y realiza el servicio y posteriormente durante los plazos en los que puedan derivarse obligaciones o responsabilidades legales.
Los datos fiscales y contables se conservarán durante los plazos exigidos por la normativa aplicable.
Los datos de salud se eliminarán, como criterio general, 30 días después de la actividad cuando no exista ninguna incidencia que justifique una conservación superior.
Las fotografías y vídeos compartidos privadamente mediante Google Drive se eliminarán, con carácter general, a los 20 días de su puesta a disposición.
Los datos básicos mantenidos en contactos, Calendar o comunicaciones con clientes podrán conservarse mientras exista una relación o una expectativa razonable de continuidad y sigan siendo relevantes para esa relación.
Cuando determinados datos deban conservarse únicamente para atender responsabilidades legales, podrán permanecer bloqueados y sin utilización ordinaria durante el plazo correspondiente.
18. Derechos de las personas interesadas
Puedes ejercer, cuando corresponda, los siguientes derechos:
Acceso a tus datos personales.
Rectificación de datos incorrectos o incompletos.
Supresión de tus datos.
Limitación del tratamiento.
Oposición a determinados tratamientos.
Portabilidad de tus datos cuando resulte aplicable.
Retirada del consentimiento cuando el tratamiento se base en él.
Para ejercerlos puedes escribir a:
o dirigir una comunicación a:
Paseo Cogulla n.º 6, Liri, Huesca, 22466, España.
Deberás indicar qué derecho deseas ejercer y aportar únicamente la información necesaria para poder identificar la solicitud. Solo se solicitará documentación adicional para acreditar la identidad cuando existan dudas razonables.
Las solicitudes se responderán dentro de los plazos establecidos legalmente.
También tienes derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos.
19. Decisiones automatizadas
Ekur Guías no utiliza sistemas automatizados para decidir si una persona puede contratar una actividad, fijar individualmente su precio, admitir o rechazar su participación o tomar otras decisiones equivalentes con efectos jurídicos o significativamente similares.
La valoración de los participantes y las decisiones relacionadas con las actividades se realizan por personas.
Las herramientas de analítica y publicidad pueden realizar mediciones o generar perfiles técnicos o publicitarios cuando el usuario lo haya autorizado, pero no se utilizan para adoptar automáticamente decisiones sobre la contratación o participación en las actividades.
20. Seguridad
Ekur Guías aplicará medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos contra accesos no autorizados, pérdida, alteración o divulgación indebida.
El acceso a información sensible, especialmente datos de salud, se limitará a las personas que necesiten conocerla para organizar o realizar la actividad o gestionar una incidencia.
21. Cambios en esta política
Esta Política de privacidad podrá actualizarse cuando cambien los servicios, proveedores, tratamientos de datos o requisitos legales.
Cuando un cambio afecte sustancialmente al uso de los datos personales, se facilitará la información correspondiente y se solicitará un nuevo consentimiento cuando sea legalmente necesario.